---
title: 'GTD与四象限法则实践'
ShowRssButtonInSectionTermList: true
date: 2024-02-12T23:34:11+08:00
draft: false
showtoc: true
tocopen: false
type: posts
aliases:
  - /zh/growth/posts/gtd-four-quadrant/
author: ["Xinwei Xiong", "Me"]
keywords: ['GTD', '四象限法则', '时间管理', '生产力']
tags: ['GTD', 'Time Management', 'Productivity Enhancement']
categories: ["Growth"]
description: '本文探索了GTD（完成任务的艺术）方法论和四象限法则用于任务优先级排序的整合。旨在通过结构化的任务管理和反思实践提供提高生产力和效率的见解。通过采纳这些策略，个人可以优化他们的工作流程，减少压力，并更加专注于实现他们的长期目标。本文还包括了使用像TickTick这样的工具实施这些方法的实用技巧和逐步指南，为任何希望提升时间管理技能的人提供了宝贵的资源。'
tldr:
  - "GTD核心价值在于通过外脑记忆系统节省脑力，使执行阶段心无旁骛，需要完整收集信息、判断分类、定期复查三环节保证系统有效运转。"
  - "四象限法则的关键是专注第二象限（重要但不紧急），预防潜在危机，从而减少第一象限紧急任务，避免被动应对而陷入恶性循环。"
  - "滴答清单实践GTD需建立收集箱、标签、清单、清单夹、颜色分类等结构，结合GitHub Issue作为项目容器，番茄工作法提升专注，定期回顾维持系统稳定性。"
---


# GTD 和 四象限法则实践

过年的时间，有很多时候都在思考，一年的成长中，除去很多的优点，还发现了很多的缺点，其中总结缺点有下面的一些：

- 不会主动的去思考所做事情的优先级
- 自己更擅长主动解决事情
- 不够专注去完成某一个TODO

每次当我回顾自己所做的事情时，虽然数量众多，但总感觉缺少清晰的判断和深思熟虑。有时候，我可能会因为某个任务在那一刻看起来很重要，或者出于条件反射而去做，而没有真正地评估其优先级或重要性。这种做法不仅影响了我的工作效率，也让我错过了深入思考和策划的机会，这是我在未来一年中需要改进的地方。

我之前看过一些关于时间管理的书籍，甚至是 GTD。若你是效率控，必定久仰GTD大名，它算的上时间管理界的逼格代表。但是复杂难懂，不好上手。

这篇文章，我将会从之前学过的 GTD 知识，以及自己的部分实践和思考，总结出来的 GTD 模式，自己的时间管理方法，以及四象限。

## GTD 是什么

既然想用GTD，那得知道它有何用。时间管理、提高效率，一提GTD就这两词。显然，这两词太抽象。多数人认为，GTD能充分利用一天时间做更多事，部分人认为GTD能治疗拖延症，更有人把GTD作为提醒器，对抗遗忘。

这些确为GTD所及之事，但非核心卖点。Kindle能压泡面，但便携阅读和护眼才是它的核心卖点。用就要用它的核心卖点，否则会显得本末倒置。没有人为了压泡面买Kindle，不是吗？

GTD的核心卖点是节省脑力。有些人事多人忙，一天还没过完，精力已耗竭，打不起精神完成更多工作。David Allen 认为用大脑来记忆是浪费，完全可用第三方纸笔或软件等代替，待需处理此事之时，再进入大脑，而非一直盘踞在脑海中。心无旁骛能提高当下效率，还可节省精力，应付更多工作。

由此可见，GTD的前提是“你很忙”。假如你不忙，只是时间利用率不高，爱拖延，爱磨蹭，GTD不是不能用，但也要明白，它并不是为这种情况设计的。

### GTD的作用原理

做任何事，都遵循客观的五个步骤：收集、判断、整理、复查、执行。以「家中请客设宴」为例：

- 收集：询问有几位客人赴约，分别喜欢吃什么。
- 判断：判断客人的喜好，哪些能满足，哪些不能满足，需要多少份食物。
- 整理：记下准备做的菜，准备买的食材。
- 复查：检查还有何遗漏之处。
- 执行：设宴之日，按预想好的操作即可。

GTD理论认为，人的精力有限，一旦脑力跟不上，就会混乱，可通过合理分配脑力以优化五个步骤：前四步准备充分，第五步傻瓜执行。

GTD则要求忘记前因后果，因为早已用纸笔或软件记录。

GTD理论认为，前期充分准备，执行便可心无旁骛，更轻松，也更专注，提高效率是自然之事。

### 五个步骤的优化方法

<aside> 🚧 通过举例生入库来演示一下整个过程，整个流程非常的程序化，备受程序员喜欢哈哈哈

</aside>

**收集：设置生肉库**

你需要一个生肉库来代替大脑记忆，将所有待处理的信息记录其中。其他GTD的文章，会称之为工作篮、收件箱等。但我觉得生肉库更形象，因为收集的全是原始信息，像没字幕的原版片，是生肉，待加工。

五步骤中的第一步：收集

生肉库可实体可虚拟。存放促销单的盒子、记事本，这是实体生肉库。手机上的APP、电脑文件夹、邮件收件箱等，这是虚拟生肉库。根据实际情况，可设置1-2个生肉库，勿多勿少，适用最好。

> *不仅仅把“准备做的事”记入生肉库，而是记入一切待处理的信息。这和其他待办清单有很大区别。*

**收集阶段如何避免崩坏**

1. 所有信息统统放入生肉库，一个不落。如果生肉库中只是部分信息，你就无法完全依赖它，你知道他不完整，还需要用脑记。如此一来，变成两头兼顾，搞得更为费脑而不是省脑。

领导让你采购5样商品，你在清单上记了3样。你无法对照清单买完就走，只能在超市里拼命回想。当你一旦想起，会直奔货架，若再掏出纸笔完善购物清单，明显多此一举。这就是为什么有些人用GTD觉得更麻烦，而不是更轻松。

1. 不要超过2秒。根据我的实践经验，单条收集时间超过2秒，代表收集方法太麻烦，麻烦的事定不能长久。请避免以下三种情况：

- 不合理的生肉库：扫码送红包的促销单，放盒子里即可，不用拍成照片存印象笔记。
- 做多余的事：常见于用APP做生肉库。周三14点开会，如此记录即可。不用设定时间提醒，分类，标注重点等等。这是后面的事，不要在收集阶段做。
- 执念：常见于手账控。记个信息要画花，要贴纸，要换颜色，不然对不起美美的手账。热情一过就懒的搞。

1. 定期清空生肉库。 注意是清空不是清理。生肉库必须定期空无一物，我为了避免堆积每日清空。但这的清空不代表完成，而是把“生肉”从生肉库里移出，进入下一环节。

**判断：为“生肉”打标签**

收集的后一步是判断。所谓判断，是指对“生肉”作定性。定性的方法是依次提问，再根据答案给“生肉”打标签。

收集阶段要求不超过2秒，原始信息基本一扫而过。为了正确判断，有必要再次阅读，看清楚后进入Q2。

Q1: 这是什么？

收集阶段要求不超过2秒，原始信息基本一扫而过。为了正确判断，有必要再次阅读，看清楚后进入Q2。

Q2: 现阶段是否执行？

如果不能执行，从没用 可能会做 可能有用 中选1个标签打上，判断结束。

如果可以执行，进入Q3。

> *没用：过期的优惠券、没意义的信息、已取消的计划等等。*
>
> *可能会做：想做但不是现在。比如，网上推荐的美食，有机会打算去吃。别人推荐的电影，有空打算去看。*
>
> *可能会用：今后会派上用处的信息。比如，外卖单、优惠券、可借鉴的案例等。*

Q3：2分钟内能否完成？

2分钟内可完成，打上2分钟标签，判断结束。如果耗费2分钟以上，请进入Q4。

Q4：能否一步完成？

如果不能，打上多步标签，判断结束。

如果一步即可搞定，请进入Q5。

> *一步：一个动作即可完成。比如，打电话给小王、丢垃圾、复印合同。*
>
> *多步：一个以上动作才可完成。比如，策划年会，主题演讲、通过英语六级考试。*

Q5：自己做？别人做？

如果自己做，打上自己做标签，判断结束。

如果别人做，打上别人做标签，判断结束。

**整理：清空生肉库**

整理是把“生肉”从生肉库中移出，按其标签，分类处置。你需要几张纸，写上愿望清单、项目清单、执行清单、等待清单；存放资料的文件夹（可虚可实）；一本日历。

- **没用 – 垃圾桶:** 有两种情况会收集无用“生肉”。一是快速收集没看仔细，二是事情有变，有用变无用。别因此沮丧， 没用 标签的生肉直接丢掉。
- **可能会做 – 愿望清单:** 想做但不是现在，也未安排何时，总觉得有朝一日会做。比如，网上推荐的餐厅、别人推荐的电影、想学的技能，等等。这份清单可以理解为“mark”，先标记一下，有空再说。
- **可能有用 – 文件夹:** 这些通常不是任务，而是资料。不可丢弃，留备待查。实体资料可用文件夹保存，虚拟资料可用网盘、印象笔记等等。可用工具极多，以后会对此逐一推荐。但切记，不要沦为“玩工具”。照相机玩的再溜，也不代表摄影水平高超。
- **2分钟 – 立刻去做:** 2分钟内能完成的事，直接做掉，删除即可。
- **自己做 – 执行清单、日历:** 标为 自己做 的生肉，移到「执行清单」。如有准确日期，则标在日历上。从生肉库划去，写到对应的执行清单和日历
- **别人做 – 等待清单:** 交给别人做的事，写在「等待清单」中。虽无需自行动手，但仍为分内事，必要时或许要催促，因此不能简单删除，而要留有痕迹。
- **多步 – 项目清单:** 「项目清单」较特殊，移出时不作为内容，应使用全新空白纸，作为标题。每个项目对应一个清单, 将「执行清单」「日历」「等待清单」中与其相关的行动，汇总到项目清单。汇总到项目清单, 进一步分解项目，预计该项目还需哪些「一步行动」，再填到对应的「执行清单」「日历」「等待清单」。预想行动，并抄到对应清单

**复查：执行前的最后准备**

很多人能用GTD，但用不久，跑着跑着就崩，症结在于复查不到位。该词原文翻译过来叫“回顾”，但我觉得认为表达不精准，容易误解成“看下自己做过什么”。这步重点在检查，而不是“人生跑马灯”。

复查是执行前的最后准备。明天要出差了，今晚再检查下行李是否缺漏；马上要考试了，进场前再检查下手机是否关机；马上要表演了，上台前再检查下服装有无纰漏。GTD的复查原理与其类似，执行前再检查一遍前面的步骤，看是否已按要求处理。

执行前的再检查

GTD理论要求的回顾频率是每周一次，通常是周末抽出一大段时间。实际使用后深觉工作节奏快，每周复查跟不上步调，有必要加强复查频率，保证现实和GTD系统不脱节。我在每天临睡前复查，一般5-10分钟即可。

**复查的步骤**

1. 检查「生肉库」是否清空。
2. 检查「愿望清单」是否有条目需要执行，转化成行动或项目。
3. 检查每张「项目清单」了解项目进度，并保证每个项目至少有一个行动。
4. 检查「等待清单」是否有条目需要转化成行动，也就是催促。
5. 检查各清单是否有已完成、已作废的条目，立刻删除。

### 成为GTDer

1. GTD的初次配置

- 准备好GTD工具，可以是手账、APP等。
- 找个空闲的周末，整理所有的待办事宜、想法等，放入生肉库。
- 判断、打标，分别整理到对应的清单。

1. GTD的日常使用

- 执行：先做「日历」、再做突发事件、再做「行动清单」，如此循环。
- 生活中，所有的闪念、新任务、新资料等，放入「生肉库」。
- 临睡前复查：清理「生肉库」、判断、打标、分解项目、整理到对应清单。

1. GTD的崩溃应对

- 将没有记录的“生肉”从脑内拿出，放入「生肉库」
- 执行复查环节，GTD即可回到正轨。

## 四象限

所谓的“四象限”法则，又叫“重要性与急迫性[交叉分析法](https://wiki.mbalib.com/wiki/交叉分析法)”，是[美国管理](https://wiki.mbalib.com/wiki/美国管理)学家[科维](https://wiki.mbalib.com/wiki/科维)把[工作](https://wiki.mbalib.com/wiki/工作)按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，可分为四个象限：

**第一象限——重要又急迫的事**

例如处理[客户投诉](https://wiki.mbalib.com/wiki/客户投诉)、即将到期的任务、[财务危机](https://wiki.mbalib.com/wiki/财务危机)等当前积蓄处理的问题，统统归类于第一象限。这部分非常考验职场者的经验与判断力。当然，有很多时候，一些重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫，这就是缺乏有效[工作计划](https://wiki.mbalib.com/wiki/工作计划)的问题。

**第二象限——重要但不紧急的事**

这部[分包](https://wiki.mbalib.com/wiki/分包)括[长期](https://wiki.mbalib.com/wiki/长期)的[规划](https://wiki.mbalib.com/wiki/规划)、问题的发掘与预防、参加[培训](https://wiki.mbalib.com/wiki/培训)、向上级提出问题处理的建议等。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，如果工作中积极主动去做，做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。

**第三象限——紧急但不重要的事**

不重要的[电话](https://wiki.mbalib.com/wiki/电话)、突来访客等一般都归入第三象限。有时候迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉，但如果我们花费过多的时间在其中，基本上没有太大的意义，除非是对他人而言。

**第四象限——不紧急也不重要的事**

任何一件耗费了时间，却没有什么意义的事情，都可以毫不犹豫地归入象限四，比如无所事事地在街上闲逛、通宵达旦地玩电游和看电视，煲没完没了的电话粥。

现在可以尝试着在纸上画出这四个象限，你很快会发现，那些能产生80%[价值](https://wiki.mbalib.com/wiki/价值)的20%的事情，全都在第二象限！

[科维](https://wiki.mbalib.com/wiki/科维)提出，象限二（重要但不紧急的事情）是进行[有效的时间管理](https://wiki.mbalib.com/wiki/有效的时间管理)的关键所在，而不是如一般人通常所认为的，象限一（紧急重要）中的事情才是最重要的。所以，职[场](https://wiki.mbalib.com/wiki/场)[工作](https://wiki.mbalib.com/wiki/工作)里我们[应该](https://wiki.mbalib.com/wiki/应该)去重视处理好第二象限的事情。

第一象限（重要又急迫的事）有多少是象限二中的事情被拖延和没有按时完成的直接结果？相信大家试想一下就能有所感受，如果我们不采取预防措施尽快、尽早地处理好那些重要但不紧急的事情，那些紧急而重要的事情往往会越积越多，无限增大直至其他象限消失。我们永远焦头烂额地去处理紧急的事情，应对和处理它们，直到筋疲力尽。所以，必须[意识](https://wiki.mbalib.com/wiki/意识)到，象限一是时刻影响着你、对你起支配作用的，而象限二却是受你支配的！

反之，如果我们将[注意](https://wiki.mbalib.com/wiki/注意)力集中于第二象限上，象限一又会如何？我可以肯定地说，那些紧急重要的事情会变得越来越少，因为我们已经将许多原本可能会发生的[危机](https://wiki.mbalib.com/wiki/危机)或者紧急做好了预防与处理，把握住了自己的时间，将精力用在了有意义的工作中，[效率](https://wiki.mbalib.com/wiki/效率)自然大大的提升。当然，第一象限上仍然会有事情等待你去处理，但那些将会是你剩下的、无法预料的事情，而这类事情通常是易于处理的。而如何才能做好第二象限内的事[物](https://wiki.mbalib.com/wiki/物)，关键在于该如何把精力与时间从第三象限和第四象限中移除出来。

象限四那些毫无用处的事情，并不值得我们浪费生命去做，你耗费了时间却没有一定的产出，理所应当被摒弃。而象限三中那些于他人有益于你无好处的事情，一定要学会[控制](https://wiki.mbalib.com/wiki/控制)时间或者尽可能避免。有人提出，生活中不能全是[工作](https://wiki.mbalib.com/wiki/工作)，休闲也十分必要。自然，健康、休息、锻炼、阅读、学习等都对我们的生活都是必不可少的，但这些[应该](https://wiki.mbalib.com/wiki/应该)是对我们重要的事情，应该属于第二象限而非第四。反之，如果我们在[娱乐](https://wiki.mbalib.com/wiki/娱乐)上占据过多的时间，便会落入第四象限。在电视剧、[网络](https://wiki.mbalib.com/wiki/网络)中耗费大量时间，却催眠自己也是学习，无疑是自欺欺人。

只要你坚持不懈地对那些紧急但不重要和不紧急也不重要中的事情说“不”，你就会为象限二（那些重要但不紧急的事情）[赢](https://wiki.mbalib.com/wiki/赢)得了时间，同时你也正在缩小那些紧急而重要的事产生。

## 滴答清单实践 GTD

我选择的 APP 分别是滴答清单和 TodoList，其中现阶段主要使用的是滴答清单（应为 Todo清单不支持 linux 和 web 端，我恰好使用的是 linux 端），就用滴答清单来实践：

首先，作为一个程序员，我是一个专业的程序开发者，我可能会大量的和 Github 打交道，我很喜欢 Github，甚至考虑到如何结合 github 来打造 GTD

- 情境 -> Tags
- 参考资料 -> Diigo
- 项目 -> GitHub Issue

接：就是这样纳入敏捷学习系统里面来的，只有足够**项目** size 的 item 才纳入 GitHub

自然计划法（◇修改 issue template）

- 定义目标和原则

- 展望成果

- 头脑风暴（[@xmind](https://github.com/xmind)）

    https://avatars.githubusercontent.com/xmind?size=32

- 组织整理（输出 Actions，[@ticktick](https://github.com/ticktick)）

    https://avatars.githubusercontent.com/ticktick?size=32

结合番茄工作法，即随时捕获想法，若 `2mins` 可完成则可打断去做完；收集 -> 归拢想法，上面已经讲过了。

滴答清单可以很好的帮助你来完成这一个任务。

> **对于那些可以付诸行动的事务，你则需要：一个项目清单、一个保存项目规划和资料的存储系统、一个日程表、一个下一步行动清单，以及一个等待清单（清单中包含的内容是那些等待别人完成的任务）。**

### 集成方法

GTD 简单来说就分为 **5 个阶段**：捕获（收集）、理清、整理、行动、回顾，上面其实简单的描述了这五部。

首先需要表态的一个前提就是「你的大脑并不总是那么管用」，**大脑所擅长的是思考而不是记忆**，只有当我们拥有了一个完全可信赖的记忆系统（即外脑），能够跟进一切 **已承诺（无论对外还是内心)** 的未竟之事，就不会再让我们的思维过程受阻。在通常情况下，你对一些事情总是念念不忘，这是因为你希望它们的状况能有所改善，但是：

- 你还没有明确地认定它们的预期结果是什么。
- 你还没有确定你下一步的具体行动到底是什么。
- 你还没有把关于预期结果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的系统中去。

GTD 的核心观点就是「在任何时候，都做到既高效又放松」，所以我们就要来回答以下三个问题：

1. 如何做到放松？——清空
2. 如何做到高效？——下一步行动
3. 如何保证高效和放松能够持续进行？——回顾

### 收集

如何做到「放松」的奥妙就在于**百分之百、百分之百、百分之百**得收集，也就是捕获脑袋里**所有、任何、一切**的想法，将事情可视化到外部的记忆系统当中去，才让大脑用来思考，用来做真正有意义、有创造力的事情。

前面也有提到，滴答清单的收集功能非常强大，但是功能归功能，脱离实际应用场景也白搭，只有在任何场景下都能够快速收集任何想法，所谓收集工具的功能才有价值：

- `#mobile` 微信聊天：@佳佳 说「我们明天一起去看爱乐之城吧！」 => 我只需要选中该消息，选择更多即可快速转发至滴答清单服务号。（已关闭服务号的消息通知，就不用看到头像角标导致多点一次的操作。）
- `#outside` 走在路上：马路边一定要注意车辆，不要低头看手机，总之就是在不好打字的场景下，但是却戴着耳机的时候就直接按下🎧通话按钮呼叫 Siri 即可。
- `#home` 洗澡/洗漱时：这个时候双手没空不能打字，而且家里不像办公室没有其他人，自然就可以大喊「Hey Siri，提醒我晚上去拿干洗完的衣服/去品优超市取快递」（仅仅举个例子，如果是十分钟之后要去晒衣服的话就直接让 Siri 倒计时就更来得实用。）
- `#mac` 敲代码/写作：总之就是不要离开当前正在做的事情，凡是在电脑上效率自然更高，直接 `Cmd+Ctrl+Shift+L` 快捷呼出滴答清单的 mini 小窗口添加任务即可，纯手打脑海中的任何想法或者复制粘贴看到的任何语句、网址都是神速。甚至是上面的 Github issue 甚至可以直接通过 google extensions
- `#meeting` 思维神游：这时候就会有一个限制即不能说话，这时候就可以打开手机直接在 Dock 栏 3D Touch 重按滴答清单的图标快捷选择添加任务，以最快的打字速度输入想法即可。

### 收集的操作

**快速收集**

任务管理建议第三条：将任务先放进收件箱。

收件箱是任务管理系统的入口，你可以把它理解成实际生活和任务体系之间的缓冲区。

收集这一步讲究一个「快」字。在实际使用过程中，很多想法或者来自他人的任务，都需要在短时间内记录下来。这种客观条件下，不允许我们打开应用，慢悠悠找到你想要的视图。

从另一个角度来说，收集这个动作一天内可能不下十次，如果每次都要花费一两分钟，去找到不同的视图，相当于我们的工作状态被打断了十次。本来我们是希望任务管理帮我们保持专注，现在它反倒成了干扰源了。 所以在使用过程中，一旦任务出现，我就会条件反射般打开收件箱，将任务记在其中。

**内容描述**

任务管理建议第四条：用动词+名词填写动作标题，将相关文件放进附注。

既然说要「快」，收集时不用太过详细，那么收集时该怎么描述一个任务呢？基于「快」这要一个要求，收集这一步必须先记下的，只有动作标题和相应的附注。

动作标题要简明地描述出你想达到的目标，最好是动词+名词的组合。类似「寄出申请学校的文件」、「整理 XX 项目的销量表格」，而不是「写代码」、「上季度的销售报表」这种缺少动词或者精确描述的标题。

而附注之所以需要在第一时间记录，一方面它可能是帮助完成动作的重要信息，例如前面寄文件例子中的邮寄地址；另一方面很多动作可能就是基于一些文件，例如公司邮件中的一份表格附件，需要你处理后再发出，这种情况把表格直接放进附注中，无疑是更顺理成章的做法。

### 理清

那么如何做到「高效」呢？下一步行动即 **Next Action** 就是连接「放松思想」和「实现高效」之间的关键桥梁，大有文章可言。不如这样，我们就从这个已成事实的下一步行动往回倒推来看看，即「下一步行动是如何产生的呢？」

在一天的各种场景当中，相信滴答清单的收集箱里面已经收集到了各种东西，这些东西可能是想法、事实、承诺，总之都只能算作是一种原始材料。**收集箱只是一个处理问题的站点，而不是一个存储容器。** 回想一下你的邮箱收件箱为什么会堆满了各种邮件，茫茫之中怎么也找不到自己想要的东西；再看看你的印象笔记，是不是保存的文章就再也没拿出来看过。

你需要的是对其每一项进行逐个得「理清」，基本原则有三：

1. 首先处理工作篮中最上面的事务（即「后进先出」）；
2. 一次一事；
3. 永远不要把事务再次放回工作篮。

> **注意：正如上面讲解 GTD 所说的那样，你做出的每个或大或小的决定都会在一定程度上消耗你的脑力。决定对某个电子邮件或任何其他事物“不做决定”，这本身就是一个决定，这会耗费你的精力。（这在《自控力》那本书中也有提到。）**

![dida-gtd](https://sm.nsddd.top/20240212223943.png)

### 任务属性

首先大家要明白一件事，清单的用途就是用来告诉你任务是用来干什么的。所以从根本上讲，清单的名称就是任务的属性。

可把任务从属性上分为待办、项目、习惯、备忘四种形式：

- 待办：需要你去完成的待办提醒事项，比如提醒你看个电影，看病，打个工作电话，提醒你吃药等等。
- 项目：就是复杂了的待办，需要两步以上的步骤才能完成的任务，比如写一本小说，练出六块腹肌，学习入门一个软件，准备会议资料等都可以称为项目。
- 习惯：打卡循环类的任务，其实这个任务有不少是在项目里的，但是我这里区分来说，是因为很多人区分不了习惯和项目的区别。打个比方来说，你想练出六块腹肌。这样一个任务肯定不是一个待办，而是一个项目，你需要收集资料，制订一个计划，而在你的计划项目内每周需要完成 50 个仰卧起坐。这就是一个循环类习惯任务。
- 备忘：备忘的不仅可以是需要完成的任务，也可以是需要看的电影、感兴趣的文章、随想随记，甚至是账号密码等想保存的信息。很多人会觉得我都有很多笔记软件了，为什么还需要这种备忘。其实这只是一种类似印象笔记的第二大脑的存储地而已，你可以把这种任务全部交给笔记软件，也可以用收集箱搜集所有你不想忘记的备忘事情。最后再存入笔记软件中。

### 清单及清单夹

请先思考一下你的任务来源主要是哪里居多。打个比方，比如你大多任务都是生活类的，而且都是待办的提醒任务，那就可以创建一个生活类目的清单，然后把生活类的任务细分，比如生活类里的工作或者人际交往。另外，你可以将这几个合并成一个清单夹。

除去自带的收集栏，可把清单夹的用途分类为以下几种（参考）：

- 生活类（日常生活）- 待办
    - 生活琐事（充话费，拿快递等）
    - 工作任务（工作任务与相关等）
    - 人际交往（与朋友约的聚会和约定等）
- 项目类（个人项目）- 项目
    - keep 锻炼（锻炼身体和跑步等）
    - 阅读写作（提升自己写作能力）
    - 剪辑绘画（学习剪辑与绘画）
    - Github 中的项目（openim OR openkf）
- 习惯类（习惯打卡）- 习惯
    - 每日习惯（每天需完成的喝水，深呼吸等任务）
    - 拖延账单（未能完成的任务）
    - 解放大脑（定期清理收集箱，网盘，账户等需要更新维护的东西）
- 清理类（清理头绪）- 备忘
    - 影院上映（要看的电影院上映大片）
    - 待看电影（在家看的电影）
    - 在追电视（追的美剧日剧韩剧综艺）
- 备忘类（记录备忘）- 备忘
    - 模板备份（可复制的通用模板）
    - 账号密码（个人密码备忘录）

以上根据个人的任属性务结合分类进行的一个划分，仅供参考。如果能理解这种思路，那么对于创建自己所需清单来说也就不在话下了。

在这里还要引入一个清单的迁越概念，其实也是一个升级的概念：当一个任务不够用升级就成了项目，当项目不够用就升级成了清单，当清单不够用就升级成了清单夹。

所以当一个清单里面的内容不够你使用的时候，你完全可以再从类目上细分下去再成为其他清单，只要同属的清单夹是同一个类目就可以。其实不管对于待办也好，笔记也好，这个迁越的概念都是一样的。不够用了，同类目升级保存，大类目属性不变即可。

### 颜色分类

滴答的清单是可以选择颜色的。为什么要选择颜色呢？因为在清单颜色选择之后，就会在日历上显示，不但美观也能简介告诉任务是大致用来做什么的。滴答现在一共有 19 种颜色，所以选择还是很多的。

以下是一种清单颜色分配思路：

- 生活类（蓝绿深系）
- 项目类（黄色系）
- 习惯类（蓝绿浅系）
- 清理类（褐色系）
- 备忘类（无）

关于清单的配色，只要大家明白一个分配思路就可以了，同属性内的清单夹用同类颜色，但可以有深浅色的区别，越重要的颜色越深，这样你就可以在颜色上区分哪个清单更重要。

所以一开始，你就应该归类好颜色对应的状态。比如红黄色代表提升，蓝绿色代表日常，灰色代表浪费等。这个颜色的分类不仅仅可以体现在滴答上，如果你有其他的软件也有很多类似的颜色的选择，记得保持同一性。保持同一性也能更好的让你减少思考，解放大脑。

### 整理

一图胜千言，从上述的理清过程流程图就可以看出，理清某个想法的结果只有两种情况：

1. **在两分钟之内已经「立即执行」了下一步行动**（看完整本书即便是只学会了「两分钟原则」那也是极好的，😁）

2. 根据具体情况被存入相对应的清单列表

    （除去「垃圾箱」以外）：

    - 「项目」文件夹（包含多个具体项目清单，比如装修）
    - 「日程表」（延迟执行，但只包含「当天不做会死」的事情）
    - 「下一步行动」（并打上最佳执行情境的具体标签，如 `#mac`、`#outside`）
    - 「等待他人」（思考自己是不是执行行动的最佳人选？）
    - 「将来/也许」（有待酝酿，在定期回顾时纠正方向）
    - 「参考资料」（使用 Diigo 代替而不是滴答清单）

### 行动

新的一天又开始了，首先映入眼帘（需要关注）的是「日程表」， macOS 端的滴答清单提供了周视图与月视图，iOS 端则提供了更好用的 3 日视图与周视图，进一步验证了不同情境下（`#mac` 与 `#phone`）的关注视野应当不同。我们能够看到最近几天会有哪些已被安排的会议（关联 Google Calendar，公司会议一览无余）、以及以前安排好的「今天不做会死」的事情。

说到安排时间，其实这儿有一个精妙的「预计时」的概念，这是在我使用计时系统（Toggl）一段时间过后的一个深刻心得：即**完美自律的人会知晓未来某时段自己在做什么，只要被计划的行动被具体实施，该时间段的记录就已然确定，也就是说「计时无用，无须计时」**。在滴答清单的日历界面中，还有一个用户体验爆棚的功能，即可以将右侧清单中的任务直接拖拽到日历当中，iOS 端甚至可以直接通过拉伸从而控制时间段的长短。

说过了，GTD 中执行要求是无脑执行，那么久只提一嘴，在执行阶段，个人信奉两个最佳实践：

1. **选择最合适的行动**（根据情境（即`#标签`、有多少时间、有多少精力、重要性）
2. **专注当下**（结合番茄工作法，并提前计划番茄个数 `🍅*2`）

### 回顾

> 一个完善的系统，将形成一个良性循环：你建立的系统越完备，你就越信赖它；你越信赖它，你就越有坚持运行这个系统的内在动力，而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。

于我而言，回顾是我认为在整个敏捷开发中最为有效的一项实践，任何行为做得不好并没有关系，只要在迭代结束时能有所回顾与反思，那必然就能够有所改善与提高。同理而言，GTD 中的回顾也是一种保证高效和放松能够持续进行的手段。

目前来说，我会在滴答清单中的 **`Completed` 和 `Won't Do`** 中做每日回顾。查看今天做完的事情和今天没有做完的事情。滴答清单新版本还有 `Summary` 功能，能够根据时间段、清单列表直接生成相对应的内容，其中还可以包含每条任务的完成进度、完成时间与具体详情；与此同时来瞅一眼「将来/也许」清单中的事情吧，要知道那些可能才是自己真正想做却从未开始的事情。

### 集成敏捷学习

如果手头的事情需要一系列的行动才能实现它的目标或结果，你就可以将其视为一个项目并将它列入“项目”清单中。

上面的一些方法其实都是属于横向控制，横向控制是把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。这就好像是一部进行不间断、全方位扫描的雷达，它的对象是一天里任何一件能够吸引你关注的事项。

定位在我的角度和身份上，我其实面临一些问题，就比如说，如何将 Github 中一些让我觉得烦恼的事情也通过滴答清单来分类，虽然 Github 上有 projects ，但是其实 projects 更适合针对项目做管理，而不是个人。当项目中一些任务或许是需要你去排列优先级以及划分四象限的。

那么既然有了横向就必然会有纵向，而纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调，激发自己大脑的活力，对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。结合之前所写的[基于 GitHub 的敏捷学习方法之道与术](https://sspai.com/link?target=https%3A%2F%2Fblog.jimmylv.info%2F2016-12-04-agile-learning-based-on-github-issues%2F)一文中所提到的 GitHub Issue 来看，对 Issue 最好的一个定位即是 GTD 当中的「项目」这一 level，所以我将 `ISSUE_TEMPLATE` 改成了以下内容，堪称对「项目」进行分析的最佳套路：

```jsx
<!-- 这个ISSUE_TEMPLATE旨在帮助你更系统地分析和规划一个项目，通过以下步骤来明确项目目标、预期结果、可能的创意点、组织计划以及具体的执行行动。请尽可能详细地填写每个部分，这将帮助你清晰地规划并执行项目。 -->

## 1. 定义的目标和原则
<!-- 在这一部分，请明确你的项目目标和遵循的原则。这有助于确保项目的方向与你的价值观和长远目标一致。 -->

- **目标**：
  - 目标1
  - 目标2
- **原则**：
  - 原则1
  - 原则2

## 2. 展望结果
<!-- 描述你希望通过这个项目实现的具体结果。这有助于在项目开始之前就设定一个清晰的目标，为后续的计划和行动提供方向。 -->

- 结果1
- 结果2

## 3. 头脑风暴
<!-- 在这里列出所有可能帮助实现项目目标的想法，不管它们现在看起来多么不切实际。这一步骤旨在激发创意，拓展可能的解决方案范围。 -->

- 想法1
- 想法2

## 4. 组织整理
<!-- 对头脑风暴中产生的想法进行分类和优先级排序。这有助于你识别最重要和最紧急的任务，以及它们之间的逻辑关系。 -->

- **类别1**：
  - 想法1
  - 想法2
- **类别2**：
  - 想法3
  - 想法4

## 5. 明确下一步行动
<!-- 基于以上分析，明确具体的下一步行动。这有助于将计划转化为行动，确保项目能够向前推进。 -->

- 行动1
- 行动2
```

这个模板通过添加注释来提供了更多的指导，帮助用户理解每一部分的目的和如何填写。同时，通过使用列表和子列表，可以帮助用户更清晰地组织信息和计划。此外，模板的格式也鼓励用户思考和规划，而不是仅仅填写信息，这样可以激发更多的创意和深入的思考。

而对于 GitHub 当中的 Issue 即项目们，就继续保持敏捷学习方法论中的那一套实践，这也就避免了鸡毛蒜皮的事情都会往 GitHub 上面放的问题。以项目为最小颗粒度的把握也刚好值得被 Toggl 计时与分析，我只需要保证实施该项目的过程中能够有所收获，并且只要我今天记录了时间，那么当天有价值的时间长短也就能够被衡量。如此以来，还可以避免「全天计时」的繁琐与疲乏，那些鸡毛蒜皮的 Basic Life 时间就随他去吧，只有完整（🍅）的时间专注在项目上才更凸显价值，一天永远只有 24 小时，只要 Toggl 中所记录的项目时间足够长，那自然是需要从 Basic Life 当中节省出来一部分才能达到的。

另外介绍一个小技巧，即使用 IFTTT 自动将 GitHub 中被 assigned 到自己身上的 Issue 同步到 IOS 的备忘录，从而滴答清单能够自动获取到目前正在进行的 Issue 内容，详见：[Keep track of your assigned GitHub issues in iOS Reminders.](https://sspai.com/link?target=https%3A%2F%2Fifttt.com%2Fapplets%2F140545p)

### 总结

接触和使用滴答清单已经很长时间了，最终用于实践 GTD 方法论时个人认为比较有突破性的使用方法会有：

- Phone / Wechat / computer -> 收集箱
- 情境 -> Tags
- 参考资料 -> Diigo
- 项目 -> GitHub Issue

只有足够「项目」size 的任务才可以被纳入 GitHub Issues，从而使得 TickTick 能够完美地与之前的敏捷学习系统相结合，这是我最开心的地方，而且让我找到了 **番茄工作法** 和 **Toggl 计时** 在整个流程中的位置，即 **专注当下** 与 **辅助回顾**。

## 参考

+ https://zhuanlan.zhihu.com/p/588773247
+ https://github.com/JimmyLv/jimmylv.github.io
